Privacy

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: [nog vast te stellen: datum van publicatie]

Bij Mijn PARTNER vinden we het belangrijk dat je weet welke gegevens we gebruiken, waarom we die gebruiken en wat je daarover zelf kunt bepalen.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Mijn PARTNER is een zelfstandig product. De verantwoordelijke voor de verwerking van je gegevens is:

• Juridische naam: [nog vast te stellen: juridische naam van de verantwoordelijke organisatie]
• Handelsnaam: [nog vast te stellen: handelsnaam, indien van toepassing]
• Adres: [nog vast te stellen: adres]
• E-mailadres voor privacyvragen: [nog vast te stellen: privacy e-mailadres]
• Overige wettelijk noodzakelijke gegevens: [nog vast te stellen: bijvoorbeeld registratienummers]

2. Welke gegevens gebruiken we?

We gebruiken de gegevens die nodig zijn om Mijn PARTNER te leveren. Dit zijn de gegevens die de applicatie nu daadwerkelijk bewaart.

Accountgegevens

• je voornaam en je e-mailadres;
• je wachtwoord. Dat wordt alleen versleuteld opgeslagen en is voor ons nooit als leesbare tekst te zien;
• je account- en abonnementsgegevens: of je betaald hebt, vanaf wanneer en tot wanneer je toegang hebt;
• je taalvoorkeur.

Gesprekken en wat je invult

Je gesprekken met Mijn PARTNER worden bewaard. Zo kun je eerdere gesprekken terugzien en kan Mijn PARTNER binnen een gesprek terugkomen op wat eerder is gezegd.

Ook wat je invult bij Aanbod checken, Idee & Strategie, Onderzoek & Analyse, Content & Teksten en Marketing & Bereik wordt bij je account bewaard, samen met de resultaten en rapporten die je daarbij krijgt.

Jij bepaalt zelf wat je invoert. Voer geen gegevens in die je niet wilt delen, zoals wachtwoorden of bankgegevens.

Bestanden

Als je een bestand toevoegt, wordt het verwerkt om je vraag te kunnen beantwoorden. Dat kan een PDF, afbeelding (JPG, PNG of WEBP), Word-bestand (DOCX), Excel-bestand (XLSX), TXT, MD of CSV zijn. Een bestand mag maximaal 5 MB groot zijn.

Het bestand wordt bij het gesprek bewaard. Bij een volgend bericht in hetzelfde gesprek kan het opnieuw worden meegestuurd, zodat Mijn PARTNER er nog op kan terugkomen. We gebruiken bestanden niet voor andere doeleinden dan de functie waarvoor je ze toevoegt.

Gebruiksgegevens

Van elk verzoek aan Mijn PARTNER houden we technische gebruiksgegevens bij: het soort verzoek, het tijdstip, de omvang van het verzoek, het aantal gebruikte webzoekopdrachten, de bijbehorende kosten en het soort en de grootte van eventuele bestanden. De inhoud van je gesprekken zit daar niet in. We gebruiken dit om je gebruiksbudget en het aantal uitgevoerde Onderzoeken & Analyses bij te houden.

In de applicatie zie je daarvan alleen wat voor jou relevant is: het percentage gebruikt en beschikbaar, en het aantal uitgevoerde onderzoeken en verdiepingen.

Technische gegevens

• Als je inlogt, bewaren we een sessie, zodat je ingelogd blijft. Daarvoor gebruiken we een cookie (zie hoofdstuk 12). Van de sessiecode bewaren we alleen een versleutelde versie.
• Je IP-adres gebruikt de applicatie kort in het werkgeheugen om te veel mislukte inlogpogingen af te remmen. Het wordt daarbij niet in de database opgeslagen.
• De applicatie schrijft technische foutmeldingen weg om storingen te kunnen oplossen.
• Gegevens die de hosting en de webserver zelf registreren, zoals logbestanden: [nog vast te stellen: controleren en beschrijven wat de hosting en webserver registreren, en hoe lang]

3. Waarom gebruiken we deze gegevens?

We gebruiken je gegevens alleen voor concrete doelen:

• het aanmaken en beheren van je account;
• het leveren van Mijn PARTNER;
• het voeren en bewaren van gesprekken;
• het verwerken van bestanden wanneer jij dat vraagt;
• het uitvoeren van Onderzoeken & Analyses wanneer jij die functie gebruikt;
• het bijhouden van je gebruiksbudget;
• het beveiligen en technisch laten functioneren van de dienst;
• het beantwoorden van vragen van gebruikers;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Voor andere doelen gebruiken we je gegevens niet zomaar. Op welke wettelijke grondslag elk doel berust: [nog vast te stellen: grondslag per doel]

4. Mijn PARTNER en AI

Mijn PARTNER gebruikt externe AI-technologie om antwoorden, analyses, teksten en andere resultaten te maken. Daarvoor sturen we de benodigde gegevens naar de AI-aanbieder: je berichten, wat je invult, de bestanden die je toevoegt en de eerdere berichten uit het gesprek. Bij een Onderzoek & Analyse gebruikt de AI-aanbieder daarnaast een zoekfunctie op het internet.

De applicatie is technisch gekoppeld aan de AI-diensten van Anthropic. Ook de vertaling van de teksten in de applicatie (menu, knoppen en meldingen) gebeurt met die koppeling. Hiervoor gaan alleen de vaste teksten van Mijn PARTNER zelf naar de AI-aanbieder, geen gegevens van jou.

Voor deze AI-aanbieder moet nog worden vastgelegd en hier worden vermeld:

• Rol als verwerker en gemaakte afspraken (verwerkersovereenkomst): [nog vast te stellen: rol en afspraken]
• Waar de gegevens worden verwerkt: [nog vast te stellen: locatie]
• Hoe lang de gegevens worden bewaard: [nog vast te stellen: bewaartermijn bij de AI-aanbieder]
• Waarom dit doorsturen noodzakelijk is, en op welke grondslag: [nog vast te stellen: onderbouwing]

Afbeelding maken

Bij Content & Teksten kan Mijn PARTNER een beeldvoorstel bij je tekst maken. Mijn PARTNER maakt zelf geen afbeeldingen. Onder het beeldvoorstel staat de knop Afbeelding maken. Als je daarop klikt, opent ChatGPT (van OpenAI) in een nieuw tabblad, met je beeldvoorstel al ingevuld in de link. Alleen dat beeldvoorstel wordt daarvoor meegestuurd, en alleen op het moment dat jij op de knop klikt. Er gaat niets naar ChatGPT als je niet klikt.

Vanaf dat moment verwerkt OpenAI de gegevens volgens haar eigen voorwaarden en privacyverklaring. Mijn PARTNER heeft daar geen invloed op en ontvangt de afbeelding niet. Voer geen gegevens in het beeldvoorstel in die je niet wilt delen.

Voor OpenAI als aanbieder van ChatGPT moet nog worden vastgelegd en hier worden vermeld: [nog vast te stellen: rol van OpenAI (jij gebruikt ChatGPT zelf, buiten Mijn PARTNER), waar de gegevens worden verwerkt, hoe lang ze worden bewaard, en of een verwijzing naar de voorwaarden van OpenAI volstaat]

5. Onderzoeken & Analyses

Een Onderzoek & Analyse gebruikt externe informatie om jouw vraag te onderzoeken. Je krijgt een rapport als resultaat.

• Een onderzoek start vanuit een concrete opdracht van jou. Stelt Mijn PARTNER een onderzoek voor, dan begint het pas nadat jij het bevestigt.
• Een onderzoek wordt als gebruikseenheid geregistreerd.
• Een verdieping binnen hetzelfde onderzoek wordt niet automatisch als nieuw onderzoek geregistreerd.
• Wanneer dat voor het onderzoek nodig is, kunnen externe bronnen worden geraadpleegd.

6. Met wie delen we gegevens?

We verkopen geen persoonsgegevens. We delen gegevens alleen als dat nodig is voor het leveren van de dienst, technische dienstverlening, AI-verwerking, hosting en infrastructuur, wettelijke verplichtingen of beveiliging.

Wanneer je zelf op Afbeelding maken klikt, gaat je beeldvoorstel naar ChatGPT (OpenAI). Zie hoofdstuk 4.

De partijen die hierbij gegevens verwerken: [nog vast te stellen: overzicht van verwerkers en subverwerkers]

7. Waar worden gegevens verwerkt?

Hier komt te staan in welke landen of regio's je gegevens worden verwerkt. Dit moet nog worden gecontroleerd voor:

• de hosting: [nog vast te stellen: locatie]
• de database: [nog vast te stellen: locatie]
• de back-ups: [nog vast te stellen: locatie]
• de AI-aanbieder: [nog vast te stellen: locatie]
• eventuele andere technische diensten: [nog vast te stellen: locatie, indien van toepassing]

8. Hoe lang bewaren we gegevens?

De definitieve bewaartermijnen zijn nog niet vastgesteld. Dit is hoe de applicatie nu werkt:

• Accountgegevens, gesprekken, bestanden en wat je hebt ingevuld, met de bijbehorende resultaten, worden nu niet automatisch verwijderd. Ze blijven bewaard totdat het account wordt verwijderd. Definitieve bewaartermijn: [nog vast te stellen: bewaartermijn]
• Gebruiksgegevens. Definitieve bewaartermijn: [nog vast te stellen: bewaartermijn]
• Een ingelogde sessie is 30 dagen geldig.
• Technische logbestanden. Definitieve bewaartermijn: [nog vast te stellen: bewaartermijn]
• Back-ups. Definitieve bewaartermijn: [nog vast te stellen: bewaartermijn]

9. Beveiliging

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen. Op hoofdlijnen:

• de verbinding met Mijn PARTNER is beveiligd;
• wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen;
• je kunt alleen bij je eigen gesprekken en gegevens;
• het aantal mislukte inlogpogingen wordt beperkt;
• de applicatie is niet rechtstreeks bereikbaar, maar alleen via de beveiligde webserver;
• er worden back-ups van de database gemaakt.

Aanvullende organisatorische maatregelen: [nog vast te stellen: beschrijven zodra vastgesteld]

10. Jouw rechten

Afhankelijk van de privacywetgeving die van toepassing is, heb je rechten over je gegevens:

• inzage in de gegevens die we van je hebben;
• correctie van gegevens die niet kloppen;
• verwijdering van je gegevens;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen de verwerking;
• overdracht van je gegevens;
• het intrekken van je toestemming, als de verwerking daarop is gebaseerd.

Je voornaam en e-mailadres kun je zelf wijzigen onder Instellingen, en je account kun je daar zelf verwijderen. Voor een ander verzoek mail je ons op het privacy e-mailadres in hoofdstuk 14. Je kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder: [nog vast te stellen: toezichthouder]

11. Account verwijderen

Je kunt je account zelf verwijderen onder Instellingen. Daarvoor vragen we eerst een bevestiging met je wachtwoord. Na je bevestiging worden je account, je gesprekken en bijlagen, wat je hebt ingevuld met de resultaten en rapporten, je gebruiksgegevens en je sessies uit de database van Mijn PARTNER verwijderd. Je wordt direct uitgelogd.

Wat daarna mogelijk nog bestaat:

• Kopieën in back-ups, tot die worden vervangen of verwijderd: [nog vast te stellen: termijn]
• Gegevens bij de AI-aanbieder, volgens de afspraken met die aanbieder: [nog vast te stellen: termijn]
• Gegevens die we vanwege een wettelijke verplichting langer moeten bewaren: [nog vast te stellen: controleren of dit van toepassing is, en welke gegevens en termijn]

12. Cookies en vergelijkbare technologie

Noodzakelijk. Mijn PARTNER gebruikt één cookie, een sessiecookie. Daarmee blijf je ingelogd. Het cookie is niet leesbaar voor scripts op de pagina, wordt alleen naar Mijn PARTNER zelf gestuurd en is maximaal 30 dagen geldig of tot je uitlogt.

Functioneel. In de opslag van je browser onthoudt Mijn PARTNER je gekozen taal en de vertalingen van de teksten in de applicatie, zodat de pagina sneller laadt. Je kunt dit wissen via de instellingen van je browser.

Mijn PARTNER gebruikt geen analytische of marketingcookies.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld als de dienst technisch of juridisch verandert. Bovenaan deze pagina staat altijd de datum van de laatste wijziging.

14. Contact

Heb je een vraag over privacy of over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

[nog vast te stellen: definitief privacy e-mailadres]
[nog vast te stellen: definitieve juridische naam van de organisatie]

← Terug naar de applicatie